Wie Makler planvoll die Corona-Krise meistern

Seit dem letzten Wochenende sind die Einschränkungen im Alltag und bei der Arbeit durch das Corona-Virus einschneidend geworden. Es drohen italienische Verhältnisse. Aber nicht jeder kann zu Hause arbeiten. Doch im Ernstfall darf nach einer Infektion weder die Firma betreten noch der persönliche Kundenkontakt gesucht werden. Makler benötigen schnell Antwort auf die wichtigsten Kundenanfragen (procontra berichtete) und auch für das Krisenmanagement in der eigenen Firma.

Für Maklerbüros hat der Hamburger Finanzdienstleister Maxpool, der selbst einen Großteil der Mitarbeiter am Montag ins Homeoffice geschickt hat, einen Leitfaden für seine Vertriebspartner zur Verfügung gestellt (procontra berichtete). Er beruht auf dem Notfallhandbuch der Handelskammer Hamburg und beinhaltet eine Checkliste (siehe Grafik). Bei dem Maxpool-Notfallplan für Versicherungsmakler geht es um diese Bereiche: Allgemeines, Präventionsmaßnahmen, Verhalten im Verdachtsfall, Allgemeine Checkliste, Regelungen zum Verdienstausfall und weiterführende Informationen.

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Ein Beispiel für organisatorische Prävention: Maxpool empfiehlt, einen Notfallstab einzurichten. Grundsätzlich sei eine Übersicht aller Geschäftspartner/Kunden zu erstellen, die im Falle einer Quarantäne informiert werden müssen (betrifft auch Reinigungsfirmen, technischen Support und die Risikoträger). Benötigt wird für gegenseitige Vertretung auch eine Übersicht der laufenden Schadenbearbeitungen. Im Ernstfall müssen Kunden ausschließlich über digitale Medien informiert werden.

Wenn sich ein Mitarbeiter infiziert oder sich in einer Krisenregion aufgehalten hat, gilt es zunächst zu prüfen, zu welchen Kunden und Kollegen er Kontakt hatte. Auch die Information der Gesundheitsbehörden und die Desinfektion der Arbeitsmaterialien des Betroffenen sind wichtige Punkte auf der Liste. Im Falle einer behördlich angeordneten Quarantäne existiert eine strikte Ausgangssperre. Dann sollten Vollmachten für Bankgeschäfte schon vorbereitet oder erteilt worden sein.

Auch einige Versicherer geben Maklern Schützenhilfe bei der Prävention. „Wer sich rechtzeitig mit Cloud-Computing, Notfallplänen und Checklisten vorbereitet, kann Schaden von seinem Betrieb abwenden – und sich sogar Wettbewerbsvorteile verschaffen“, sagt Martin Gräfer, Vorstand der Versicherungsgruppe die Bayerische. Spätestens in dieser Woche sollten überall Notfallpläne stehen. „Wichtigste Frage ist, welche kritischen Funktionen der Organisation wie aufrechterhalten werden können“, sagt Gräfer.

Für einen Notfall gilt es das absolut Betriebswichtige zu definieren: Was sind die aktuellen Projekte, Lieferungen, Kunden? Welche Zugangscodes, Passwörter und PIN-Nummern sind nötig, um Computer, Bankkonten oder Safes zu nutzen? Wer hat welche Vollmachten und Kenntnisse, wer ist für die Mindestbesetzung des Betriebs nötig?

Ein Vertretungsplan ist auch in sehr kleinen Maklerfirmen zwingend nötig. Sonst steht der Betrieb still, wenn das Virus den Chef erwischt. Seine Vertreter müssen auch Bescheid wissen und die entsprechenden Vollmachten und Zugänge haben. Nur so können sie zum Beispiel vom heimischen Rechner aus in Vertretung die Löhne anweisen und Heimarbeit mit den entsprechenden Zugängen organisieren.

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Apropos Heimarbeit: Eltern mit Kindern, die wegen geschlossener Schulen und anderer Einrichtungen nicht betreut werden können, werden auch zu Hause kaum zum Arbeiten kommen. Großeltern fallen für die Betreuung meist aus, da sie oft zur Hauptrisikogruppe zählen (ab 65). Falls sich keine Betreuung organisieren lässt, haben berufstätige Eltern ein Leistungsverweigerungsrecht, sagte Dr. Kara Preedy, Partnerin der Kanzlei Greenberg Traurig der FAZ (nach Paragraf 275 Absatz 3 BGB). Denkbar sei dann eine Lohnfortzahlung, aber laut Preedy nur für fünf bis zehn Tage.

Im Falle absehbarer wochenlanger Schulschließungen bestehe von Beginn kein Anspruch auf Vergütung der Eltern. Im Moment sind da auch noch keine staatlichen Hilfen in Sicht. Arbeitslosengeld würde nicht greifen, Krankengeld auch nicht und auch das Infektionsschutzgesetz nicht, solange nicht der Mitarbeiter selbst in Quarantäne ist. Beschäftigte seien vom guten Willen ihrer Arbeitgeber abhängig. Daran appelliert auch die Regierung. Ob das im Maklerbüro finanziell lange auszuhalten ist, muss bezweifelt werden.

Ein Backup der wichtigen Daten der Firma ist gut – nutzt aber wenig, wenn es auf dem Server eines gesperrten Betriebsgeländes liegt. Daten, Abläufe, Software und betriebswichtige Programme sollten so weit wie möglich ständig oder sogar standardmäßig auch außerhalb des Geschäfts oder der Firma nutzbar sein, empfiehlt Gräfer. Das kann über einen gespiegelten Server mit Laptop-Anbindungen oder auch eine sichere Firmencloud gehen. Dann sei es relativ problemlos möglich, zumindest den Bürobetrieb auch virtuell weiterzuführen. Das sollte möglichst schon vorher in der Firma trainiert werden.

Der Firmenchef sollte sich einen Notfallkoffer zulegen: In diesen Koffer – es kann auch ein geschützter Bereich im Computer oder der Cloud sein – liegen alle Dokumente, Pläne und Inhalte der Checklisten, die im Notfall zur Hand sein müssen; und zwar so, dass jeder Befugte darauf auch zugreifen kann. Die klassischen Gewerbe-Absicherungen greifen aktuell im Fall Corona nicht – auch nicht für den Maklerbetrieb selbst. Muss er geschlossen werden, kann der Chef Kurzarbeit einführen und dann Kurzarbeitergeld bei der Arbeitsagentur beantragen. Bei Kurzarbeit durch Wegfall von mindestens zehn Prozent der Gesamtarbeitsmenge wegen der Corona-Krise werden die SV-Beiträge vollständig von der Bundesagentur für Arbeit erstattet.

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