Nachweisgesetz: Digitalisierung in bAV nun verboten?

Nun ist es amtlich: Am 28. Juli ist das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU im Bereich des Zivilrechts veröffentlicht worden (BGBl I 2022, 1174) und tritt zum 1. August in Kraft. In diesem Zusammenhang wurde auch das Nachweisgesetz geändert, das es bereits seit 1995 gibt und das auch für die betriebliche Altersversorgung (bAV) von Bedeutung ist.

Die Neuregelung stellt klar, dass es auch weiterhin für Arbeitgeber offiziell nicht möglich ist, ihren umfangreichen Nachweispflichten elektronisch nachzukommen. Verstöße werden ab sofort sogar mit 2.000 Euro Bußgeld für den Chef bestraft. Schon bisher waren Arbeitsvertrag und die wesentlichen Arbeitsbedingungen (auch die bAV) schriftlich niederzulegen. Im Zuge zunehmender Digitalisierung war das Schriftformerfordernis weitgehend in Vergessenheit geraten. Arbeitgeber informierten häufig elektronisch und in Textform.

„Das liegt auch daran, dass es keine Strafen gab – im Zweifelsfall räumten Arbeitsgerichte im Streitfall den Beschäftigten Beweiserleichterungen bis hin zur Beweislastumkehr ein“, weiß Henriette Meissner, Geschäftsführerin der Stuttgarter Vorsorge-Management GmbH und Generalbevollmächtigte für bAV der Stuttgarter Lebensversicherung. Das ändert sich jetzt. Die Begründung des zuständigen Bundesarbeitsministeriums (BMAS) sei aber nicht zeitgemäß, zumal die EU-Richtlinie in Artikel 3 neben der Schriftform ausdrücklich eine elektronische Übermittlung als Option erlaubt.

Denn: Einen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form schließt das novellierte Nachweisgesetz ausdrücklich aus. Praktisch muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Der Nachweis muss mittels einer eigenhändig unterschriebenen Urkunde geführt werden (Paragraf 126 BGB).

Die Neuregelungen dienen dem Schutz der Arbeitnehmer und sollen noch mehr Transparenz bei den geltenden Arbeitsbedingungen schaffen, so das BMAS. In Sachen bAV kommt es für Arbeitgeber konkret zu diesen neuen Pflichten:

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 Wie bisher auch sind Portallösungen nicht geeignet, die Anforderungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen, merkt der namhafte bAV-Berater Heubeck an. Dessen Fazit: Die Verschärfung des Nachweisgesetzes bremst die Digitalisierung in der bAV aus.

Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass es nach zahlreichen Hinweisen und Kritiken von bAV-Experten in einem Brief des BMAS an die Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung nun zumindest für die Entgeltumwandlung Entwarnung geben soll. Demnach ist das „Nachweisgesetz auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“. Allerdings erfolgte diese Klarstellung nicht im Gesetz.

Welche Rechtskraft der Brief eines Ministeriums an einen Verband entfaltet und warum die EU-Richtlinie überhaupt in dieser rückwärtsgewandten Form umgesetzt wird, wird hinter den Kulissen weiter kritisch diskutiert. „Das BMAS-Schreiben gibt die Meinung der Exekutive zu einem Gesetz wieder“, sagt Expertin Meissner gegenüber procontra. „Die Gerichte werden das vielleicht zur Kenntnis nehmen, aber sich eine eigene Meinung bilden“, weiß sie aus jahrelanger Erfahrung.

„Arbeitgeber müssen ihre Vorgehensweise zum Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen neu überdenken und ordnen“, so Meissner. Dazu gehöre auch die bAV, zudem sollten bKV und Zeitwertkonten mitbedacht werden. Es böten sich verschiedene Vorgehensweisen an. „Nichts zu machen ist keine Lösung“, warnt die Expertin. Das Bußgeld könne schnell zum Bumerang für den Geschäftsführer werden, denn der muss zahlen. „Da hilft auch keine D&O-Versicherung“.

Vermittler fragen jetzt häufig, ob nicht der Verweis auf eine Versorgungordnung ausreicht. „Der Verweis auf eine Versorgungsordnung in Form der sogenannten Gesamtzusage reicht nun nicht mehr“ stellt Meissner klar. Denn durch die Novellierung des Gesetzes sei der Verweis auf Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Regelungen paritätischer Kommissionen im kirchlichen Bereich und auf Tarifverträge beschränkt worden. Die bisherige Möglichkeit auf „ähnliche Regelungen“ hinzuweisen, wurde gestrichen, betont Meissner.

Folge: „Die richtige und vollständige Versorgungordnung in Form der Gesamtzusage muss schriftlich mit Unterschrift des Arbeitgebers ausgehändigt werden.“ Zusätzlich sei zu prüfen, ob die Versorgungsordnung auch alle nötigen Nachweise enthält.

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