Versicherungsmakler stehen täglich im Umgang mit sensiblen Kundendaten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt dabei klare Anforderungen an die Verarbeitung dieser Daten. Wer die gesetzlichen Vorgaben ignoriert, muss mit empfindlichen Bußgeldern rechnen. Auf seiner Webseite gibt der zertifizierte Datenschutzbeauftragte Achim Barth praxisnahe Tipps, um die DSGVO-Anforderungen effizient in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
Datenminimierung
Erheben Sie nur die Daten, die für die Vermittlungstätigkeit erforderlich sind. Ein Makler für Kfz-Versicherungen benötigt beispielsweise weniger Informationen als ein Makler für Berufsunfähigkeitsversicherungen. Durch die Beschränkung auf notwendige Daten minimieren Sie das Risiko von Datenschutzverstößen.
Transparente Information
Informieren Sie Ihre Kunden klar und verständlich über die Verarbeitung ihrer Daten und ihre Rechte. Dies sollte idealerweise vor der Datenerhebung geschehen. Bei telefonischen Beratungsgesprächen können Sie vorab eine E-Mail mit den Datenschutzinformationen versenden oder zu Beginn des Gesprächs auf eine Webseite mit den relevanten Informationen verweisen.
Dokumentieren Sie die Gespräche und lassen Sie sich die Inhalte von Ihren Kunden bestätigen, um Ihre Nachweispflicht zu erfüllen.
Vorbereitung auf Kundenanfragen
Kunden haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie:
Ein Urteil des BGH aus dem Jahr 2021 (VI ZR 576/19) betont die Bedeutung der Transparenz gegenüber Kunden.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Implementieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten wie:
Verantwortung delegieren
Wenn in Ihrem Unternehmen mindestens 20 Personen beschäftigt sind, sind Sie verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Auch bei kleineren Teams kann die Bestellung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten sinnvoll sein, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.
Vorbereitung auf Datenpannen
Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall einer Datenschutzverletzung:
Eine schnelle und transparente Reaktion kann mögliche Schäden begrenzen und das Vertrauen der Kunden erhalten.
Fazit: Datenschutz als kontinuierlicher Prozess
Die Umsetzung der DSGVO ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Durch regelmäßige Schulungen, Überprüfungen und Anpassungen Ihrer Datenschutzmaßnahmen stellen Sie sicher, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und das Vertrauen Ihrer Kunden stärken. Ein proaktiver Umgang mit dem Datenschutz kann somit zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.
