Bestandsaufnahme machen
Der erste Schritt zur Digitalisierung besteht darin, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Arbeitsabläufe zu machen. Welche Prozesse sind noch papierbasiert? Wo gibt es Schnittstellen, die eine digitale Lösung erfordern? Ein gründlicher Überblick hilft, die richtigen Tools und Systeme auszuwählen, die Ihr Büro effizienter machen. Dabei sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter einbeziehen, um deren Bedürfnisse und Erfahrungen zu verstehen.
Geeignet für eine Digitalisierung sind zum Beispiel die Dokumentenablage, die Kommunikation mit den Kunden, das Versenden von E-Mails, die Risikoanalyse oder die Verarbeitung von Anträgen und Schadenfällen.
Gerade bei der Kundenkommunikation ist noch viel Luft nach oben. Viele Maklerbüros setzen hier noch stark auf Telefonate und persönliche Beratung, Dabei bieten digitale Kanäle neue Möglichkeiten, mit Kunden in Kontakt zu treten.
Tipp: Ein modernes Maklerverwaltungsprogramm (MVP) wie es von vielen Maklerpools angeboten wird, kann Sie dabei unterstützen, ihren Digitalisierungsprozess voranzutreiben. In der Regel lassen sich damit durch Einbindung verschiedener Medienformen wie Telefon, Brief, Mail, oder WhatsApp alle Informationen zu einem Vorgang digital sammeln und dokumentieren. Ist das System BiPRO-fähig, können Sie auch Ihre Dokumente von allen Versicherungsgesellschaften bequem über Ihr MVP abrufen.
KI-Tools nutzen
Ein immer wichtigerer Bestandteil der Digitalisierung in der Versicherungsbranche ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). KI-gestützte Tools wie der bekannte KI-Chatbot GPT können Makler zum Beispiel dabei helfen, Aufgaben wie die Analyse von Versicherungsverträgen oder das Erstellen von Angeboten automatisch zu übernehmen. Dabei müssen Anwender keine KI-Experten sein. Wichtig ist nur, dass sie ihre Forderungen, die sogenannten Prompts, an das Tool möglichst konkret eingeben. Tipp: Das Start-up Muffintech hat jüngst mit der Entwicklung eines eigenen ChatGPTs Schlagzeilen gemacht, das speziell mit tiefgreifendem Versicherungswissen gefüttert wurde.
Die neueste Entwicklung ist „generative KI“, also KI, die Text-, Video-, Sprach- und Bildinhalte sowohl versteht als auch selbst generieren kann – daher die Bezeichnung „generativ“. Das schafft noch mehr Möglichkeiten, Routinearbeiten zu digitalisieren. Ein Unternehmen, das sich auf diesen Bereich spezialisiert hat und passgenaue Anwendungen für Versicherungsvermittler entwickelt ist zum Beispiel „dreifach.ai“ aus Paderborn.
Mitarbeiter schulen
Die Einführung neuer digitaler Tools und Prozesse erfordert auch, dass die Mitarbeiter im Maklerbüro entsprechend geschult werden. Eine digitale Transformation gelingt nur dann, wenn alle Beteiligten die neuen Technologien verstehen und sicher anwenden können.
Fazit
Der Weg zum digitalen Maklerbüro muss nicht in einem großen Schritt erfolgen. Kleine, gut durchdachte Maßnahmen können bereits eine enorme Verbesserung der Effizienz und Kundenzufriedenheit bewirken. Die Digitalisierung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit für jedes Maklerbüro, das zukunftsfähig bleiben möchte. Mit der richtigen Strategie, der Auswahl passender Tools und einer intensiven Mitarbeiterschulung können Sie den Übergang zu einem digitalen Maklerbüro erfolgreich gestalten.
